Rekisterinpitäjä:

Nimi: Topakka Emäntä Oy

Osoite: Kaivonkatsojantie 9C 52, 00980 Helsinki

Y-tunnus: 3124171–2

Puhelinnumero: 050 431 4901

Sähköpostiosoite: mari@topakka.com

Tietosuojavastaava

Nimi: Mari Kilponen

Puhelinnumero: 050 431 4901

Sähköpostiosoite: mari@topakka.com

Yleistä

Jotta voimme palvella sinua mahdollisimman hyvin, edellyttää se, että keräämme ja

käsittelemme joitakin sinua koskevia tietoja. Kunnioitamme yksityisyyttäsi, ja

keräämme sinusta vain palvelut tuottamisen kannalta välttämättömät tiedot.

Tämä tietosuojaseloste sisältää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (Euroopan

parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679) vaatimusten mukaisesti tietoa siitä,

mitä henkilötietoja keräämme, miten tietojasi käsittelemme, sekä mitä oikeuksia ja

vaikuttamismahdollisuuksia sinulla on tietojasi koskien.

Noudatamme tietosuoja-asioissa Suomen ja EU:n lainsäädäntöä ja huolehdimme aina

henkilötietojen huolellisesta ja lainmukaisesta käsittelystä.

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty 29.1.2022Mihin tarkoituksiin tietojasi kerätään ja käsitellään?

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja vain ennalta

määriteltyihin käyttötarkoituksiin:

▪ yhteydenpitoon ja tiedottamiseen

▪ laskutukseen ja kirjanpitoon

Mitä henkilötietoja sinusta kerätään?

Tallennamme tarpeen mukaan seuraavat tiedot:

▪ nimi

▪ käyntiosoite

▪ laskutusosoite

▪ puhelinnumero

▪ sähköpostiosoite

Mistä saamme tietosi?

Keräämme sinua koskevia henkilötietoja vain sinulta itseltäsi.

Millä oikeusperusteella käsittelemme henkilötietojasi?

Olet asiakassuhteessa kanssamme ja teemme kanssasi palvelusopimuksen. Käsittelyn

oikeusperusteena on sopimus.

Tietojen antamisen pakollisuus ja antamatta jättämisen seuraukset?

Jos et anna henkilötietoja tai salli niiden käsittelyä, emme pysty palvelemaan sinua ja

täyttämään toimintamme tarkoitusta.

Kuka käsittelee tietojasi ja luovutetaanko niitä muille?

Tietojasi käsittelee yritykseemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt tehtäviään

suorittaessaan. Käytämme toiminnassamme myös kolmansien osapuolten

tietojärjestelmiä ja -palveluja tietojen tallennukseen ja käsittelyyn. Huolehdimmetällöin muun muassa sopimuksin siitä, että tietojasi käsitellään luottamuksellisesti ja

lainmukaisesti.

Käytämme toiminnassamme yhteistyökumppaneidemme tietojärjestelmiä mm.

kirjanpitoon ja työajanseurantaan. Saatamme myös luovuttaa tietojasi lain tai

toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä. Voimme myös luovuttaa tietojasi,

mikäli olisimme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa.

Kenelle luovutamme tietoja:

Visma Solutions Oy: Tallennamme tietosi kotimaiseen Visma Solutions Oy:n

sähköiseen Netvisor -järjestelmään, jonka avulla hoidamme taloushallinnon,

laskutuksen ja kirjanpidon.

Yhteystiedot: Visma Solutions Oy, PL 934, 00101 Helsinki, puh. 010 505 8474

Tilitoimisto Tonava Group Oy: Tilitoimistossa tietojasi käsittelee Saana Härmä, jolla

on käyttöoikeus yrityksemme Netvisor -taloushallintojärjestelmään.

Yhteystiedot: Malmin raitti 17 A, 2 krs, 00700 Helsinki, puh. 050 389 8713

Kotisivut: https://tonava.fi

Max Technologies Oy: Sähköinen työvuorosuunnittelun ja työajan hallinnan

järjestelmä.

Yhteystiedot: Vihikari 10, 90440 Kempele, puh. 010 229 6200, s-posti: tuki@maxtech.fi

Kotisivut: https://www.maxtech.fi

Poikkeustapauksessa tietosi voidaan luovuttaa:

▪ Lain tai toimivaltaisen viranomaisen pyynnöstä viranomaisille.

▪ Mahdollisten perintätoimien yhteydessä perintätoimistolle (vain laskutustiedot).

Henkilötietojen luovuttaminen EU-maiden ulkopuolelle

Visma Solutions Oy käyttää Netvisor-palvelun tuottamiseen useita

yhteistyökumppaneita, joista osa sijaitsee EU-alueen ulkopuolella. Kaikkien

yhteistyökumppaneiden kanssa on solmittu tietojenkäsittelysopimus, jonka avulla

Visma Oy varmistuu tietosuojatasosta.Kuinka kauan säilytämme tietosi?

Säilytämme tietojasi seitsemän vuotta asiakassuhteen päättymisestä. Tämän jälkeen

tiedot poistetaan ja tuhotaan tietoturvallisella tavalla.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin: Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä

henkilötietoja sinusta on tallennettu. Voit halutessasi pyytää jäljennöksen sinua

koskevista henkilötiedoista. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna

Tietosuojavastaava Mari Kilposelle. Jäljennös on maksuton kerran vuodessa

toteutettuna.

Oikeus tietojen oikaisemiseen tai poistamiseen: Sinulla on oikeus vaatia

virheellisten tai vanhentuneiden tietojesi oikaisua tai poistamista. Poistamme tietosi,

mikäli säilyttämiselle ei ole lainmukaista velvoitetta.

Oikeus saada tieto, jos henkilötietojasi oikaistaan tai rajoitetaan: Sinulla on

esimerkiksi oikeus saada tieto, jos henkilötietoja oikaistaan, poistetaan tai rajoitetaan.

Oikeus olla johtumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman

lainmukaista perustetta: Automaattinen päätöksenteko tarkoittaa sitä, ettäjokin

päätös tehdään koneellisesti henkilötietojesi perusteella. Emme tee automatisoituja

päätöksiä automatisoidusti.

Sinulla on oikeus vaatia tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen: Sinulla on oikeus

saada meille sähköisesti toimittamasi tiedot koneellisesti luettavassa, yleisesti

käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle, jos se on

teknisesti mahdollista.

Oikeus vastustaa automaattista käsittelyä ja profilointia: Emme suorita tämän

tietosuojaselosteen puitteissa rekisteröityjen henkilökohtaisiin ominaisuuksiin

perustuvaa profilointia tai automaattiseen päätöksentekoon johtavaa tietojen

käsittelyä, ellet sitä erikseen salli evästevalinnoillasi.

Sinulla on myös oikeus rajoittaa tai vastustaa henkilötietojesi käsittelyä EU:n tietosuoja-asetuksen artiklojen 18 ja 21 mukaisesti.Miten käytät oikeuksiasi?

Voit toteuttaa suuren osan edellä kuvatuista oikeuksistasi ottamalla yhteyttä

Tietosuojavastaava Mari Kilposeen. Varauduthan todistamaan henkilöllisyytesi.

Voit halutessasi pyytää jäljennöksen sinua koskevista henkilötiedoista. Kirjallinen

tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna Tietosuojavastaava Mari Kilposelle os.

Kaivonkatsojantie 9C 52, 00980 Helsinki. Jäljennös on maksuton kerran vuodessa

toteutettuna.

Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, sinulla on oikeus tehdä

valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu). Pyydämme

informoimaan tällaisessa tapauksessa myös meitä, jotta voimme korjata mahdollisen

virheemme ja tarjota jatkossa entistä parempaa palvelua.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Ohjeet ilmoittamiseen: https://tietosuoja.fi/ilmoitustietosuojavaltuutetulle

Sähköpostiosoite: tietosuoja@om.fi

Puhelinneuvonta: 029 566 6777

Henkilötietorekisterin suojaus

Henkilötiedot siirretään sähköisessä muodossa SSL-suojatun yhteyden ylitse.

Rekisteritiedot on suojattu palomuurilla, käyttäjätunnuksin ja salasanoin, sekä

virustorjuntaohjelmistoin.

Yrityksen lukuun toimivien yritysten kanssa tehdään asianmukaiset sopimukset

henkilötietojen lainmukaisesta turvallisesta käsittelystä. Yrityksen lukuun toimivat

yritykset käsittelevät tietoja vain siinä laajuudessa, kuin heidän työtehtävänsä ja

vastuunsa edellyttävät.